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翠苹商贸公司相关保密工作管理办法

翠苹商贸公司相关保密工作管理办法

作者:admin    来源:未知    发布时间:2019-11-01 12:23    浏览量:

1 范围

本办法规定了昆明翠苹商贸有限公司(以下简称“公司”)的保密工作的机构设置、工作程序、规范及考核等有关管理事项。

本办法适用于公司的保密管理工作。

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2  管理机构及其职责

2.1 机构设置

2.1.1 公司负责保密工作的机构为保密委员会,由公司总经理担任主任,副总经理及总经理办公室主任担任副主任,委员由与保密工作关系密切的有关部门负责人担任。

2.1.2 公司保密委员会的日常工作设在总经理办公室(以下简称“总经办”),即保密委员会办公室。

 2.1.3与保密工作关系密切的部门要指定一名或几名兼职保密员根据公司的有关规定负责本部门的保密工作。

2.2管理职责

2.2.1公司保密委员会

a)贯彻执行党和国家保密工作的法律、法规、规章制度和方针政策,执行上级主管部门保密工作的安排、部署;

b)确保公司保密工作的重点和措施,抽查部门保密工作状况;

c)根据需要召开保密委员会会议,总结安排公司保密工作。

2.2.2保密委员会办公室

a)制订公司保密工作制度、工作计划,指导、协调、监督、检查公司的保密工作,经常性召开保密工作会议,总结交流经验,向公司保密委员会提交表彰、奖励、处罚建议;

b)指导、监督公司及各部门保密范围、秘密等级、保密期限等的确定、变更和解密工作;

c)开展保密宣传教育和保密检查工作,追查失、泄密事件,对已经泄露或可能泄露的秘密文件资料及时采取补救措施,提出处理意见,并及时向上级保密管理部门报告处理情况。

2.2.3保密员

a)执行上级及公司有关保密工作的规章制度,按保密工作安排开展工作,配合公司保密委员会办公室开展各项保密管理工作;

b)负责本部门业务范围内保密工作的归口管理;

c)完善部门内部保密工作制度,负责本部门文件、资料、参观接待等方面的保密工作;

d)对本部门人员进行保密工作教育,使每个职工都了解保密范围和保密职责。对泄密事件及时向公司保密委员会办公室报告,并提出处理建议。

3  秘密等级及保密内容

3.1企业秘密是公司在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项,泄露会使企业的利益受到损害。

3.2秘密等级

3.2.1绝密”是最重要的企业秘密,泄露会使企业安全和利益遭受特别严重的损害,例如条款3.3.13.3.23.3.33.3.8等。

3.2.2机密”是重要的企业秘密,泄露会使企业安全和利益遭受严重的损害,例如条款3.3.13.3.33.3.43.3.63.3.8等;

3.2.3秘密”是一般的企业秘密,泄露会使企业安全和利益遭受一定程度的损害,例如条款3.3.13.3.53.3.73.3.8等。

3.3主要内容

3.3.1上级领导机关、集团公司、股份公司以及公司内部形成的带有密级的文件或其它有保密要求的事项;

3.3.2公司中、长期发展规划;公司重大决策、资本运营等;公司未经公告的有关经济数据;产、供、销、财务等方面的报表、资料、数据等;

3.3.3技术方面的远期规划与近期计划;产品设计及制造中的有关技术数据、资料;各项科研项目、技术革新成果、专利等;

3.3.4公司行政办公会议中不宜公开的决议和有关事项;尚未批准实施公布的重大人事制度改革、工资分配、人事任免、机构调整方案等;

3.3.5对外谈判中内部掌握的方案、价格、品种、数量,招标和投标标底及具体措施、办法,对外承担保密义务的事项;

3.3.6查处重大违纪案件的工作计划、证据以及未公开的调查报告、处理决定和通报;违纪案件的检举、控告材料和检举人、控告人和证人的姓名、住址及可能危害人身安全的有关情况;

3.3.7公司重要的规章制度,不宜对外宣传的管理经验、方法、材料等;市场开拓策划 及营销计划等;

3.3.8其它一切应保密的事项。

3.4公司保密场所的管理

3.4.1公司保密场所的范围

a)业务工作中经常产生或涉及机密级以上公司秘密的部门部位。

b)专门从事制作、传递和经管公司秘密文件、资料、档案的部门部位。

c)专门管理传递、储存、处理公司秘密设备的部门部位。

3.4.2公司保密场所的要求

a)保密场所要指定部门经理负责,建立并完善保密工作岗位责任制;

b)保密场所要经常对所属人员进行保密教育,对保密工作情况进行保密检查;

c)保密场所要结合业务工作中涉及公司秘密的各个环节,制定严格的保密防范措施,并组织实施;

d)保密场所要做好保密合同及竞业限制合同的签订工作。在具体实施时,除了考虑企业内部的研究开发人员、技术人员、市场策划和营销人员、秘书人员、保安人员外,不能忽略工作交往中不得不向其提供本企业商业秘密的合作伙伴、谈判对手、重要客户、服务提供单位等。

4  昆明翠苹商贸有限公司公司印章保密规定

4.1公司印章的使用范围

a)   以公司名义上报或下发的文件。

b)   以公司名义开出的介绍信。

c)   以公司名义发出的信函。

d)   以公司签定的劳动合同。

e)必须加盖公司印章的其它材料。

4.2 公司印章由总经办专人负责保管使用,保管人员不在岗时,由总经办主任或其指定人员保管使用。

4.3因故作废的公司印章,由总经办负责回收并保存,经总经理批准后,由安全保卫部门负责销毁。

4.4公司印章原则上只能在总经办内使用,如无特殊情况严禁带出使用;凡有带出,须有总经办人员随行监督其使用情况。不允许在空白纸上加盖公司印章。

4.5 用印要求

4.5.1用印前须进行用印登记,由用印部门分管领导签字批准,印章管理人员核实后方能用印。部分不涉及公司重大事宜的情况及日常性报表,可由用印部门负责人和总经办主任审核后用印。以公司名义签定的协议、合同,如确需使用公司印章,必须经总经理批准。

4.5.2印章管理人员应核对文件内容、分管领导签字及用印数量等准确无误后,方可用  印。用印位置恰当,文字端正,图形清晰。

5  总经理印章保密规定

5.1 总经理印章的使用范围

5.1.1以公司名义上报的,需加盖总经理印章的有关报表和材料;

5.1.2以公司名义开出的,需加盖总经理印章的介绍信(由总经办专人负责开具);

5.1.3以总经理名义发布的命令或通告等;

5.1.4需加盖总经理印章的证书及其它有关材料;

5.1.5计财部用于印鉴章。

5.2总经理印章由计财部专人负责保管使用,保管人员不在岗时,由计财部负责人或其指定人员保管使用。

5.3 因人事变动而作废的总经理个人印章,由保管部门退回领导本人。

5.4总经理印章原则上只能在公司内使用,如无特殊情况严禁带出使用。不允许在空白纸上加盖总经理印章。

5.5 总经理印章用印程序由计财部统一规范。

6  部门公章保密规定

6.1部门公章一般只供在公司内发放部门文件或联系工作时使用。

6.2公司各部门印章由其部门负责人指定专人负责保管和使用。

6.3部门公章由总经办负责统一刻制并发至使用部门。

6.4当机构增加、变动、更名时,由总经办负责补刻部门公章,进行补发,同时将作废的部门公章收回。

6.5 用印要求

6.5.1需加盖部门印章并对外发布或呈公司领导审批的文件应在盖章的同时由部门负责人签字。

6.5.2在公司内部发布的文件在加盖部门印章前应由部门负责人审核同意,印章管理人员作好记录。

6.6作废的部门公章收回后,由总经办保存一年,报分管领导批准后,由安全保卫部门负责销毁。

7  专用章保密规定

7.1专用章(如“财务专用章”、“合同专用章”等)经公司主管领导批准后,由所需部门持图样到指定单位刻制。

7.2使用部门必须将专用章图样报总经办存档,并登记印章的保管部门和人员。

7.3专用章由使用部门指定专人保管使用,并制定用印规定。不得使用专用章办理专用章使用范围以外的事项。

7.4专用章的作废、销毁程序参照公司印章规定。

8  公司介绍信、函保密规定

8.1公司介绍信的使用范围

8.1.1以公司名义联系工作,发出的函件;

8.1.2因公外出联系业务、住宿;

8.1.3本公司职工去有关部门联系正当事宜(必须持介绍信、函时)。

8.2开介绍信的审批程序及要求:

8.2.1因公需开公司介绍信时,由经办人在介绍信上写明联系单位,具体事由、日期等,经分管领导签字后,到总经办用印。介绍信中的内容与存根应一致。多人使用一张介绍信时,应写“×××等×人”,人数应用大写汉字书写。

8.2.2因私事需开介绍信、函时,需经总经办主任或公司分管领导审批,方可用印。

8.3不准开空白介绍信,也不准开没有日期的介绍信。

8.4 介绍信合订本用完时,存根应存档,保管期三年。

9  参观接待保密规定

9.1凡到公司参观、学习、交流的人员,须由介绍部门到总经办办理参观接待手续,由指定部门在指定场所接洽并按有关规定接待。接待时要注意不得谈论企业秘密,不得让客人翻阅、抄录秘密文件、资料及其它文件。

9.2凡保密场所工作人员,应严格遵守保密规定,不得随意丢弃记载有保密数据的纸张(含废纸),不得随意向无关人员谈论保密数据。

9.3原则上不安排外单位人员在保密场所参观学习。如特殊情况需参观时,总经办必须征求分管领导意见,经分管领导同意后做好书面记录以备查,并做好参观安排,同时严格注意现场保密。

9.4严禁在保密场所摄影、摄像,特殊情况总经办需征求分管领导意见。新闻机构需摄影、摄像者,需由总经办同意后进行。

9.5对于同行业客人的来访,必须报请总经理同意后,方可在指定地点接待。

10  技术保密规定

10.1公司技术人员对所从事的科研开发、技术工艺等工作要严守职业道德和公司保密规定,不得随意对外传播,在离退休、调动工作后仍有保密义务。

10.2在公司以外进行技术交流时,技术论文涉及保密内容的应由公司主管技术的领导签署意见,报工艺处登记备案。

10.3技术人员手中的图纸、资料及其它任何秘件,禁止以任何形式擅自提供给外单位。

10.4严禁技术开发人员到外单位从事兼职工作。

10.5技术情报和资料的借阅应有严格的签字登记手续。

10.6需保密技术资料和情报,必须由保管部门指定专人妥善保管。

11  办公自动化系统保密规定

11.1各部门在使用OA系统发布文件公告时,需要经过部门领导审批,重大事项需要经过公司领导审批。当发布涉及保密要求的文件时,须确定特定权限人群、定向发送,并设置定期删除。OA系统各版块操作要求及安全保密技术策略等详见《OA系统运行管理规定》。

11.2 因工作需要在OA系统中设置个人账户的人员,应注意按密码设置要求设置专用密码,以保证公司文件传输的安全性、保密性。

11.3各级员工接收到涉及保密要求的文件时,严禁通过各种方式直接转发。须遵循向上整体报,向下需拆分,平级间归口管理的原则。

11.4电脑及磁盘,应专人使用专人保管。电脑开机密码、重要文件权限密码等要定期更换,密码须使用字母数字组合式,严禁使用有规律性的和易被破解的密码,在公司以外的场合使用时,更须严加防范信息被盗。

12  文件保密规定

12.1拟稿

12.1.1文件的保密工作要从拟稿开始。

12.1.2文件初稿形成后,由拟稿部门根据文稿的具体内容初步确定密级、保密期限和份数编号,并明确标注于文稿封面或首页的右上角。

12.1.3对文件正式形成前的讨论稿、征求意见稿、审议稿等,必须同定稿等同对待,按保密的原则和要求等同办理。

12.1.4因未按规定在需保密文件上标注以上事项而造成文件泄密的,追究拟稿部门责任。

12.2印制

12.2.1秘密文件由拟稿人或专人印制。

12.2.2秘密文件印制的份数,应由其部门领导或主管领导确定,不得擅自多印多留。

12.2.3底稿、废页等要妥善处理,必要时应销毁。

12.3发文

12.3.1秘密文件下发之前须由总经办确认密级并加盖保密印章。

12.3.2秘密文件应注明总份数及顺序号,以便查明文件流向。

12.3.3秘密文件下发应由专人负责,并直接送到接收人(或其指定人),不允许由其他人代领。

12.3.4秘密文件下发要严格履行登记签收手续。

12.4收文:秘密文件收进后,要及时登记,并按保密要求管理。

12.5办理

12.5.1秘密文件在办理过程中,未经允许不得带到公司以外的其他场所。

12.5.2在秘密文件办理过程中,应妥善收存,严格控制接触人员,不得擅自转借、出示他人。严禁无关人员拆看、翻阅秘密文件。

12.5.3秘密文件在递送过程中,要采用文件夹或信封等形式密封,由主办人填写“传阅单”交总经办保密员传送,

12.5.4非极特殊情况,秘密文件不得以传真形式递送。

12.5.5公司领导之间不得横向传批文件,秘密文件的批文应交由总经办专人取送、传递。

12.5.6非经分管领导批准,秘密文件不得复制。

12.6保管

12.6.1公司绝密级党委口的文件由人力资源部负责管理,其他外来秘密文件由总经办负责保管。

12.6.2公司各部门拟定下发或专责承办的秘密文件由该部门负责保管。

12.6.3秘密文件不得保存在个人手中,办理完毕后,应及时交专人保管,专柜存放。

12.6.4秘密文件一般不外借,确因工作需要借用的,经分管领导批准,可办理借阅登记手续,并限期收回。

12.7清退

12.7.1总经办、各部门保密员负责按规定时间对秘密文件及时进行清退。

12.6.5在清退工作中,若发现秘密文件有缺份或遗失,须及时报告主管领导、认真查处。

12.8销毁

12.8.1各部门按规定需及时或定期销毁的秘密文件,须提请分管领导批准,并报总经办备案。

12.8.2销毁秘密文件应由2名以上保密员监销,要用碎纸机要用碎纸机彻底粉碎或进行焚毁,不得遗漏残稿。

12.9其他

12.9.1秘密文件归档时要在卷宗的扉页标明密级及保管期限,并以卷内文件中的最高密级为准。

12.9.2密级划定后要严格按规定管理,不得随意改变密级范围。保密文件需变更或解密时,承办部门保密人员提出意见,报保密委员会办公室批准,通知有关部门或单位解密。

12.9.3保密期限届满后仍需要保密的文件,由该文件保管部门在保密期限届满前一个月重新提出建议密级和保密期限,提交保密委员会审核批准。

12.9.4由于情况发生明显变化,总经办可以根据需要对文件密级及时变更或解除,并及时通知相关部门。

12.9.5员工因工作需要,经本部门领导批准,可借阅本人工作范围内的秘密文件、资料,阅后按要求及时办理清退手续。

12.9.6保密员需调离、更换时,必须将所管理的属保密范围内的文件、资料、报表等交给指定人员,并将更换后的保密员名单报总经办。

13  其他保密规定

13.1报刊、书籍、图文资料、音像制品及公开发表的论文和信息、项目申报资料等,应遵守有关保密规定,不得泄露公司秘密。一般内容须经本部门领导审核,重要内容须报公司主管领导批准。

13.2对外合作中必须提供秘密资料时,有关部门应与合作单位签订保密协议,合作结束时,收回一切秘密资料,不得向第三方扩散企业秘密。

13.3公司员工调离工作岗位、调动工作、停薪留职、借调或退休时,必须清理并交还借阅的秘密文件、资料及其复印件,由所在部门负责人在《职工调动表》本部门盖章栏签署意见后方可办理工作调动手续。

13.4召开具有公司保密内容的重要会议或举行有关活动,主办单位应选择适当的场所,采取保密措施,并对参加人员进行保密教育,制定具体保密要求。

13.5公司各部门所用计算机应加上保密口令,软盘应妥善保管;外来人员未经该部门领导允许不得使用公司计算机。

14  员工保密职责

14.1 公司员工任职期间,必须遵守公司规定的任何成文或惯例性的保密规章、制度,履行与其工作岗位相应的保密职责。公司的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处,员工亦应本着谨慎、诚实的态度,采取任何必要、合理的措施,维护其于任职期间知悉或者持有的任何属于公司或者虽属于第三方但公司承诺有保密义务的技术秘密或其他商业秘密信息,以保持其机密性。

14.2  除了履行职务的需要之外,公司员工未经公司同意,不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的公司其他员工)知悉属于公司或者虽属于他人但公司承诺有保密义务的技术秘密或其他商业秘密信息,也不得在履行职务之外使用这些秘密信息。

14.3 公司员工在离职之后6个月内仍对其在公司任职期间接触、知悉的属于公司或者虽属于第三方但公司承诺有保密义务的技术秘密和其他商业秘密信息,承担如同任职期间一样的保密义务和不擅自使用有关秘密信息的义务

14.4 公司员工因职务上的需要所持有或保管的一切记录着公司秘密信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体,均归公司所有,而无论这些秘密信息有无商业上的价值。若记录着秘密信息的载体是自备的,则视为其已同意将这些载体物的所有权转让给公司。公司应当在其返还这些载体时,给予其相当于载体本身价值的经济补偿。

14.5 公司员工应当于离职时,或者向公司提出请求时,返还全部属于公司的财物,包括记载着公司秘密信息的一切载体。但当记录着秘密信息的载体是由员工自备的,且秘密信息可以从载体上消除或复制出来时,可以由公司将秘密信息复制到公司享有所有权的其他载体上,并把原载体上的秘密信息消除。此种情况员工无须将载体返还,公司也无须给予其经济补偿。

14.6 本办法提及的技术秘密,包括但不限于:技术方案、工程设计、电路设计、制造方法、配方、工艺流程、技术指标、计算机软件、数据库、研究开发记录、技术报告、检测报告、实验数据、试验结果、图纸、样品、样机、模型、模具、操作手册、技术文档、相关的函电,等等。提及的其他商业秘密,包括但不限于:企业管理制度、薪酬制度、客户名单、营销计划、采购资料、定价政策、财务资料、进货渠道,等等。

14.7本办法中所称的任职期间,以公司员工从公司领取工资为标志,并以该项工资所代表的工作期间为任职期间。任职期间包括其在正常工作时间以外加班的时间,而无论加班场所是否在公司工作场所内。

 

附加说明:

本程序由昆明翠苹商贸有限公司部门负责起草并解释。

本程序于200981日起实施。

拟制:

审核:

 

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